Zarządzenie Nr 176/2010/2011
Rektora Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
z dnia 30 września 2010 roku
w sprawie zadań
Działu Programów Europejskich UAM, Uczelnianego Centrum Innowacji i Transferu Technologii UAM, Działu Współpracy z Zagranicą UAM, Działu Księgowości i Kosztów UAM
w zakresie programów europejskich
oraz obowiązków Kierownika/Koordynatora Projektu
Na podstawie § 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365 z późn. zm.) w zw. z § 59 ust. 1 Statutu UAM zarządzam:
§ 1
Dział Programów Europejskich UAM, Uczelniane Centrum Innowacji i Transferu Technologii UAM i Dział Współpracy z Zagranicą UAM, udzielają pomocy pracownikom UAM w zakresie:
- Ewidencji planowanych projektów (własnych bądź partnerskich), zgłoszonych na obowiązującym "Formularzu zgłoszenia projektu współfinansowanego ze środków UE" (załącznik nr 1) oraz informowania o decyzji Władz Uczelni w tym zakresie. Do zgłoszenia projektu zobowiązana jest osoba, która planuje złożenie wniosku w instytucjach finansujących w kraju lub zagranicą. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować odmową podpisania wniosku i ewentualnej umowy o dofinansowanie projektu przez władze Uczelni. Zgłoszenie projektu winno nastąpić na min. 14 dni przed upływem terminu składania wniosku.
- Ewidencji wniosków aplikacyjnych.
- Prowadzenia zestawień i statystyk dotyczących składanych wniosków i realizowanych projektów.
- Doradztwa i konsultacji pomysłów projektów (w oparciu o formularz stanowiący załącznik nr 1 - zgłoszenia wymagają zarówno projekty, w których uczelnia jest wnioskodawcą, jak i partnerem).
- Udostępniania dokumentacji konkursowej, aktualnych wytycznych, np. w zakresie promocji, sprawozdawczości, kwalifikowalności wydatków.
- Informowania o aktualnych konkursach i zasadach programu (m.in. AMU-NET, newsletter, spotkania informacyjne).
- Informowania o procedurach wyboru partnerów w projektach.
- Przygotowania niezbędnych informacji potrzebnych w procesie pisania wniosków dla zainteresowanych z UAM (np. potencjał wnioskodawcy w zakresie danych zagregowanych - tabelka dot. realizowanych projektów na UAM za dany okres).
- Pomocy w uzyskaniu wymaganych załączników (m.in. pełnomocnictwo, wyciąg ze statutu, dokumenty potwierdzające założenie UAM, informacja nt. VAT, bilans zysków i strat).
- Oceny poprawności formalnej przygotowania aplikacji przed złożeniem podpisów przez Rektora i Kwestora (o ile projekt zostanie złożony na 7 dni roboczych przed upływem terminu złożenia wniosku) oraz pomocy w uzupełnieniu dokumentacji w trakcie oceny formalnej wniosku. Niedotrzymanie ww terminu może skutkować odmową podpisania wniosku przez władze Uczelni.
- Współpracy w procesie podpisywania umowy o dofinansowanie projektu między UAM a Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą (pomoc w zebraniu niezbędnych podpisów i załączników na etapie podpisywania umowy).
- Przekazywanie Koordynatorowi/Kierownikowi projektu korespondencji z Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą.
- Obiegu umów cywilno-prawnych realizowanych w ramach projektów wymienionych w zależności od danego Działu w pkt. 2, 3, 4, tj. komunikacji między odpowiednimi jednostkami administracji centralnej (tzn. przekazanie umówi i rachunków zatwierdzonych pod względem merytorycznym i formalnym przez Kierownika/Koordynatora projektu do podpisu Rektora i Kwestora; a następnie do Działu Płac i Stypendiów do realizacji; a drugiego egzemplarza umowy/kopii Kierownikowi/Koordynatorowi Projektu, z zachowaniem kserokopii a/a).
§ 2
Dział Programów Europejskich UAM udziela pomocy pracownikom UAM w zakresie wymienionym w § 1 w przypadku aplikowania o środki:
- Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego:
1.1Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
(Pod)działania: PO IG 1.1.1, PO IG 1.1.2, PO IG 2.1, PO IG 2.2, PO IG 2.3
Sprawy związane z realizacją Poddziałania PO IG 1.2 wdrażanego przez Fundację Nauki Polskiej obsługuje Dział Nauki i Programów Krajowych
1.2. Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny
Działania: WRPO 1.4 Schemat II, WRPO 1.5, WRPO 1.6, WRPO 2.7, WRPO 3.2, WRPO 3.3, WRPO 3.7, WRPO 4.1, WRPO 4.2, WRPO 5.1, WRPO 5.2, WRPO 6.2. 2.
- Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego
Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
Działanie: POIiŚ 9.3, POiIŚ 13.1
- Europejskiego Funduszu Społecznego:
Program Operacyjny Kapitał Ludzki
(Pod)działania: PO KL 2.1.1, PO KL 3.3.2, PO KL 3.3.4, PO KL 3.4.3, PO KL 4.1.1, PO KL 4.1.2, PO KL 4.2, PO KL 6.1.1, PO KL 7.2.1, PO KL 8.1.1, PO KL 8.1.2, PO KL 9.4
- 7 Programu Ramowego
Działania: 1. Cooperation, 2. Ideas, 3. People, 4. Capacities
- Szwajcarskiego Instrumentu Finansowego:
Polsko-Szwajcarski Program Współpracy - w zakresie projektów badawczych i infrastrukturalnych.
- Mechanizmu Norweskiego - w zakresie projektów badawczych.
- Program Ramowy na Rzecz Konkurencyjności i Innowacji (CIP) w zakresie Programu na rzecz wspierania polityki w zakresie technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT PSP) oraz Programu Inteligenta energia Program dla Europy (IEE)
- Innych programów europejskich niewymienionych w § 3 i 4 w zakresie projektów badawczych i infrastrukturalnych.
§ 3
Uczelniane Centrum Innowacji i Transferu Technologii UAM udziela pomocy pracownikom UAM w zakresie wymienionym w § 1 w przypadku aplikowania o środki:
- Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego:
1.1. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
Poddziałania: PO IG 1.3.1 , PO IG 1.3.2, PO IG 1.4 - 4.1
1.2. Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny
Działania: WRPO 1.4 Schemat I, WRPO 1.5, WRPO 1.6
- Europejskiego Funduszu Społecznego:
Program Operacyjny Kapitał Ludzki
Poddziałanie: PO KL 8.2.1.
- Program Ramowy na Rzecz Konkurencyjności i Innowacji (CIP) w zakresie programu operacyjnego na rzecz przedsiębiorczości i innowacji (EIP)
§ 4
Dział Współpracy z Zagranicą UAM udziela pomocy pracownikom UAM w zakresie wymienionym w § 1 w przypadku aplikowania o środki:
- Programu LLP ERASMUS w pełnym zakresie.
- EU External Programmes (Tempus, Erasmus Mundus, External Cooperation Window, EU Co-operation with industrialised countries).
- Innych programów europejskich wspierających mobilność studentów i pracowników UAM (w tym m.in. oferty ministerialne, fundacji naukowych, takich jak np.: Fundacja Batorego, Fulbrighta, Humboldta, DAAD, CEEPUS, Fundacja Współpracy Polsko-Niemieckiej, Polsko-Szwajcarski Program Współpracy, mechanizm norweski: Polsko-Norweski Fundusz, uczestnictwo w sieciach międzynarodowych, działania i projekty finansowane przez zagraniczne uczelnie, w tym uczelnie partnerskie UAM w ramach współpracy międzyuczelnianej).
§ 5
Dział Księgowości i Kosztów UAM udziela pomocy pracownikom UAM w zakresie:
- Udostępniania danych finansowych Uczelni (np. przy opracowywaniu metodologii kosztów pośrednich).
- Konsultacji przy tworzeniu budżetu na etapie wnioskowania.
- Czuwania nad zgodnością ponoszonych nakładów z zakładowym planem kont.
- Kwalifikowalności wydatków.
- Sprawdzania zgodności wydawanych środków z umową oraz wytycznymi UE, zatwierdzonym budżetem i harmonogramem.
- Sprawdzania poprawności sporządzanych przez zespoły prowadzące i zatwierdzanych przez Kierownika/Koordynatora Projektu wniosków o płatność, sprawozdań finansowych, dokumentów księgowych (w tym poprawności ich opisania zgodnie z wytycznymi danego programu).
- Prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu.
- Udostępnianie dokumentów na potrzeby sporządzanych sprawozdań i wniosków o płatność.
§ 6
Oryginały dokumentów związanych z realizacją projektów przechowywane są we właściwych jednostkach organizacyjnych Uczelni w okresie wskazanym przez dział właściwy ze względu na rodzaj realizowanego projektu.
§ 7
- Kierownika/Koordynatora projektu powołuje Rektor lub właściwy Prorektor (wzór powołania znajduje się w załączniku nr 2) na wniosek zainteresowanego, zaakceptowany przez bezpośredniego przełożonego.
- Zainteresowany składa wniosek do Rektora/Prorektora za pośrednictwem działu właściwego ze względu na rodzaj realizowanego projektu.
§ 8
- Kierownik/Koordynator projektu ponosi pełną odpowiedzialność za merytoryczną, finansową i organizacyjną realizację projektu zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego i umową o dofinansowanie oraz wytycznymi programu, z którego finansowany jest projekt oraz z prawodawstwem krajowym i unijnym.
- Kierownik/Kooordynator projektu jest w szczególności odpowiedzialny za:
2.1. Zarządzanie projektem.
2.2. Kontakt z właściwymi instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie projektu w celu odpowiedniej realizacji projektu.
2.3. Dobór kompetentnej kadry realizującej projekt, zgodnie z wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt.
2.4. Nadzór, monitorowanie i organizację pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w projekcie.
2.5. Zapewnienie właściwej komunikacji między osobami i jednostkami realizującymi projekt.
2.6. Zatwierdzanie umów cywilno-prawnych zawieranych w celu realizacji zadań projektu oraz rachunków pod kątem formalnym i merytorycznym oraz potwierdzanie wykonania/odbioru pracy na rachunkach.
2.7. Podpisywanie dokumentów finansowych projektu.
2.8. Sprawozdawczość i nadzór nad postępem realizacji projektu, w tym poziomem osiąganych rezultatów.
2.9. Nadzór nad prawidłowym i terminowym wydatkowaniem środków i sporządzaniem wniosków o płatność oraz prawidłowe rozliczenie projektu.
2.10. Nadzór nad prawidłowym gromadzeniem i archiwizacją dokumentacji projektu, zgodnie z wytycznymi programu, z którego finansowany jest projekt. Przechowywanie i archiwizowanie dokumentów wynikających bezpośrednio z realizacji projektu oraz kopii dokumentów , o których mowa w §6
2.11. Prowadzenie odrębnej ewidencji dokumentacji projektu, w tym rejestru umów cywilno-prawych, rejestru zamówień publicznych, dziennika korespondencji.
2.12. Nadzór nad prawidłowym opisywaniem i oznaczaniem dokumentów, materiałów i sprzętu nabywanego w ramach projektu, zgodnie z wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt.
2.13. Zakup sprzętu, materiałów na potrzeby realizacji projektu oraz zlecanie podwykonawstwa (w tym umów zlecenie) zgodnie z prawem zamówień publicznych i wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt.
2.14. Zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją projektu.
§ 9
Traci moc zarządzenie Rektora z dnia 24 września 2009 roku nr 96/2009/2010
§ 10
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2010 roku.
REKTOR
Prof. dr hab. Bronisław Marciniak