Procedury wyjazdowe

Zgłoszenie wyjazdu
Pracownicy, doktoranci i studenci UAM wyjeżdżający służbowo za granicę są zobowiązani do złożenia, najpóźniej na 14 dni przed terminem wyjazdu, w Dziale Współpracy z Zagranicą „Zgłoszenia wyjazdu za granicę” (druki dostępne na stronie Formularze Działu Współpracy z Zagranicą).
Wszystkie rubryki Zgłoszenia powinny być wypełnione czytelnie. Wyjazd powinien być zaakceptowany przez kierownika jednostki organizacyjnej oraz dziekana wydziału. Część dotycząca przyznanych funduszy powinna być poświadczona przez dysponenta środków finansowych w każdej rubryce.
Do wniosku należy dołączyć zaproszenie lub inny stosowny dokument potwierdzający wyjazd.

Z tytułu podróży służbowej przysługują (pracownikom i doktorantom):

  • diety pobytowe
  • diety hotelowe
  • ryczałt na dojazd
  • zwrot kosztów podróży
  • polisa ubezpieczeniowa
  • zwrot kosztów opłat wizowych
  • inne niezbędne wydatki odpowiednio uzasadnione np. koszty opłaty konferencyjnej

Dieta pobytowa jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Pracownikowi, który otrzymuje za granicą częściowe wyżywienie, kwotę diety zmniejsza się o koszt bezpłatnego wyżywienia przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

  • śniadanie – 15% diety
  • obiad – 30 % diety
  • kolacja – 30 % diety
Koszt noclegu jest rozliczany do wysokości rachunku hotelowego ( faktura musi być wystawiona na UAM) w granicach limitu ustalonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013r. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, przysługuje ryczałt hotelowy w wysokości 25% limitu. Ryczałt ten nie przysługuje na czas przejazdu.
Ryczałt na dojazd -  przysługuje pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu.

Studenci – mogą się ubiegać o  zwrot kosztów podróży i pobytu na podstawie przedłożonych rachunków. Nie przysługują im diety pobytowe. Nie mają również możliwości pobierania zaliczek.

Diety – zaliczka. Termin  i walutę wypłacenia zaliczki należy ustalić z pracownikami DWZ. Zaliczka jest wypłacana w Kasie UAM w wyznaczonym terminie w godzinach od 10:30 do 14:00.
Rozliczenia zaliczki należy dokonać w terminie do 14 dni od powrotu z zagranicy w DWZ. Faktury lub inne dokumenty księgowe dołączane do rozliczenia powinny być odpowiednio opisane i opieczętowane zgodnie z zasadami przyjętymi w zarządzeniu Rektora nr 78/2006/07 z dnia 20.04.2007r. Przeliczenia rachunków z innych walut na walutę, w której była pobrana zaliczka dokonuje Dział Finansowy UAM.  Ewentualnych wpłat dokonuje się w Kasie UAM na podstawie druku rozliczenia.

Jeśli zachodzi potrzeba dokonania przedpłaty kosztów wpisowego lub innych kosztów wymaganych przez organizatora konferencji, należy przedłożyć w DWZ rachunek opisany zgodnie z procedurami przyjętymi na UAM (Zarządzenie Rektora UAM nr 78/2006/2007 z dnia 20.04.2007r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dot. dokumentów księgowo-finansowych)  lub podać na piśmie dokładne dane dot. przelewu: kwota i waluta, nazwa beneficjenta, nazwa i adres banku, IBAN, Swift lub BIC, źródło finansowania, podpis dysponenta środków, wypełnioną i podpisaną pieczątkę dot. trybu zamówień publicznych oraz zobowiązanie o dostarczeniu faktury.

Możliwe jest również opłacenie wpisowego kartą kredytową. W tym celu, należy wystąpić z wnioskiem do Prorektora, Prof. dra hab. Ryszarda Naskręckiego o wyrażenie zgody na użycie karty kredytowej. Pismo powinno zawierać informacje jak wyżej i zobowiązanie o dostarczeniu faktury.

Zgodnie z istniejącą umową poprzetargową z biurem Blue Sky Travel, wszystkie bilety lotnicze, kolejowe i autokarowe za granicę muszą być zakupione w tym biurze. Po złożeniu wniosku o wyjazd, osoba wyjeżdżająca powinna się skontaktować z pracownikiem DWZ w celu ustalenia sposobu zakupu biletu. Dane biura:
Blue Sky Travel, ul. Roosevelta 2, 60-829 Poznań, tel. 61 841 09 000

Uzgodnienie zakupu biletupatrz procedury zakupu bil. lotniczych.

Podróż samochodem – Zgodnie z Zarządzeniem nr 39/2012/2013 Rektora UAM z dnia 11.12.2012r. w sprawie zasad rozliczania kosztów przejazdów służbowych,   pracownik może, za zgodą pracodawcy, odbyć podróż za granicę samochodem prywatnym w następujących przypadkach:
(wg zarządzenia).

  1. Dopuszcza się ewentualność refundowania kosztów przejazdu w podróży służbowej samochodem prywatnym jedynie w następujących przypadkach:
    1. nie istnieje możliwość dotarcia do celu podróży komunikacją publiczną;
    2. istnieje konieczność przewozu wielkogabarytowej aparatury lub innych materiałów;
    3. podróż jednym samochodem odbywa kilku pracowników i spowoduje to umniejszenie ogólnych kosztów podróży.
  2. Jeśli nie są spełnione warunki określone w ust.1, wykorzystanie samochodu prywatnego do przejazdu służbowego jest możliwe z zastrzeżeniem, że stawka za 1 km określona zostanie przez dysponenta środków finansowych w taki sposób, aby koszt przejazdu nie przekroczył ceny biletu komunikacji publicznej z zachowaniem zasad określonych w § 3 i § 6.
Aby uzyskać zgodę na przejazd samochodem prywatnym, należy skierować pismo do Prorektora Prof. dra hab. Ryszarda Naskręckiego (wzór w zał.)

Wizy: w przypadku wyjazdu zagranicznego do krajów, do których istnieje wymóg wizowy, formalności związane z  wizami załatwić można za pośrednictwem biura BST (wg przetargu). W tym celu, należy  dostarczyć wymagane dokumenty: paszport, zaproszenie, formularz wizowy, itp. bezpośrednio do biura BST.

Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

© Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ul. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań | tel. centrala +48 (61) 829 40 00, NIP: 777-00-06-350, REGON: 000001293

Ten serwis używa plików "cookie" zgodnie z Polityką Cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza jej akceptację.