Regulamin zamówień publicznych
Regulamin zamówień publicznych
w Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu

stanowiący załącznik nr 1 do Zarządzenia Rektora nr 116/2009/2010 z dnia 17 grudnia 2009 r.

PRZEDMIOT REGULACJI

§1

  1. Regulamin zamówień publicznych, zwany dalej Regulaminem, określa zasady funkcjonowania systemu zamówień publicznych w Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.
  2. Regulamin należy stosować do udzielania zamówień, których przedmiotem są roboty budowlane, dostawy lub usługi, w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych, zwanej dalej Ustawą, a Zamawiający zawiera z Wykonawcą odpłatną umowę. Wyjątki od obowiązku stosowania Regulaminu zawarte są w art.4 Ustawy.
  3. Zasady funkcjonowania systemu zamówień wynikają z:
    1. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 wraz z późniejszymi zmianami) oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie wyżej wymienionej ustawy;
    2. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień (tekst jednolity Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z 2007 r. wraz z późniejszymi zmianami) oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie wyżej wymienionej ustawy;
    3. ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz. U. Nr 164, poz. 1365 wraz z późniejszymi zmianami) oraz aktów wykonawczych wydanych na podstawie wyżej wymienionej ustawy;
    4. Statutu Uczelni;
    5. Regulaminu Organizacyjnego Uniwersytetu;
    6. Regulaminu Powoływania i Pracy Komisji Przetargowej;
    7. niniejszego Regulaminu.
  4. Zasady udzielania zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 000 Euro określone zostaną osobnym aktem wewnętrznym.
  5. Obieg dokumentów dotyczących procedury udzielenia zamówienia publicznego określony został w załączniku nr 1 do Regulaminu.

DEFINICJE

§2

Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:
  1. Jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne powołane na podstawie Statutu Uczelni.
  2. Kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć Rektora Uczelni.
  3. Komisji przetargowej - należy przez to rozumieć zespół pomocniczy, powołany przez kierownika zamawiającego lub osobę przez niego upoważnioną, do oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz badania i oceny ofert lub dokonania innych, powierzonych jej pisemnie przez osobę uprawnioną, czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub czynności związanych z przygotowaniem tego postępowania.
  4. Osobie upoważnionej - należy przez to rozumieć osoby, które na mocy udzielonego przez Kierownika zamawiającego pisemnego pełnomocnictwa, otrzymały stosowne uprawnienia.
  5. Planie zamówień uczelni - należy przez to rozumieć sporządzony na zasadach określonych w Regulaminie roczny plan zamówień uczelni.
  6. Uczelni - należy przez to rozumieć Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.
  7. Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień (tekst jednolity Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z 2007 r. wraz z późniejszymi zmianami).
  8. Wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego.
  9. Zamawiającym - należy przez to rozumieć Uczelnię reprezentowaną przez Rektora lub osoby przez niego upoważnione.
  10. Zamówieniu - należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, do którego stosuje się przepisy ustawy prawo zamówień publicznych.
  11. Planie rzeczowo-finansowym - plan rzeczowo-finansowy uczelni określony w Statucie uczelni.
  12. DZP - Dział Zamówień Publicznych.
  13. Wniosku - Wniosek o udzielenie zamówienia.
FINANSOWANIE WYDATKÓW

§3

  1. Przepisy Regulaminu stosuje się do zamówień w całości lub części finansowanych ze środków publicznych, z zastrzeżeniem § 1 ust. 2 zdanie drugie.
  2. Wszystkie środki finansowe, którymi dysponuje Zamawiający i jego jednostki organizacyjne są środkami publicznymi, które zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych muszą być wydatkowane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób umożliwiający terminową realizacje zadań. Środki te muszą być ujęte w obowiązującym planie rzeczowo - finansowym Uczelni.
  3. Wydatki zamawiającego finansowane są z:
    1. środków na bieżącą działalność jednostek organizacyjnych,
    2. środków inwestycyjnych wydzielonych w planie rzeczowo-finansowym,
    3. środków remontowych wydzielonych w planie rzeczowo-finansowym,
    4. środków na granty aparaturowe i projekty badawcze,
    5. środków zagranicznych nie podlegających zwrotowi,
    6. pozostałych środków finansowych otrzymanych lub pozyskanych przez zamawiającego.
  4. Zamawiający jest jednostką sektora finansów publicznych, która posiada osobowość prawną, reprezentowaną przez Rektora lub osoby przez niego upoważnione. Uruchomienie w Uczelni procedury wnioskowania o udzielenie zamówienia następuje po potwierdzeniu przez Kwestora zagwarantowania środków finansowych na jego realizację·
PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ

§4

  1. DZP tworzy plan zamówień uczelni na następny rok kalendarzowy do dnia 15 grudnia roku poprzedniego. W zakresie tworzenia ww. planu z Kierownikiem DZP współpracują Kierownicy jednostek organizacyjnych.
  2. Zamówienia, których termin realizacji przekracza jeden rok, wykazywane są w planie zamówień uczelni w roku, w którym następuje rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, z uwzględnieniem harmonogramu finansowania realizacji w poszczególnych latach.
  3. Plan zamówień uczelni DZP przygotowuje pod kierownictwem kanclerza.
  4. Kanclerz przedkłada Rektorowi plan zamówień uczelni do zatwierdzenia.
  5. Rektor zatwierdza plan zamówień uczelni po zaopiniowaniu go przez kwestora do 31 grudnia roku poprzedniego.
  6. Zatwierdzony plan zamówień stanowi część planu rzeczowo - finansowego Uczelni uchwalanego przez Senat Uczelni.
  7. Zmiany planu zamówień Uczelni wymagają odpowiedniej uchwały Senatu Uczelni. Zmiany te są możliwe jedynie w uzasadnionych przypadkach, po uprzednim uzyskaniu pisemnej zgody Rektora na wnioskowane zmiany.

OSOBY UPRAWNIONE W PROCESIE UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§5

  1. Osobą uprawnioną do udzielenia zamówienia w imieniu Uczelni jest Rektor bądź osoba przez niego upoważniona.
  2. Na podstawie pisemnego pełnomocnictwa Rektora udzielonego w oparciu o § 60 ust. 4 lub § 187 w zw. z § 185 Statutu Uczelni osobą uprawnioną do udzielenia zamówienia może być w zależności od wartości zamówienia:
    1. Prorektor Uczelni,
    2. Kanclerz Uczelni,
    3. Zastępca kanclerza Uczelni,
    4. inna osoba.
  3. Pełnomocnictwo do udzielenia zamówienia obejmuje umocowanie do dokonania wskazanych w nim czynności.
  4. Osobami uprawnionymi do wnioskowania o udzielenie zamówienia są:
    1. Dziekani, Prodziekani,
    2. Kierownicy innych niż Wydział  jednostek organizacyjnych Uczelni,
    3. kierownicy projektów w ramach środków przyznawanych na ich realizację,
    4. osoby pracujące na samodzielnych stanowiskach,
    5. osoby wymienione w ust. 2,
    6. inna osoba na podstawie pisemnego pełnomocnictwa Rektora,
      - na podstawie i w zakresie udzielonego przez Rektora pełnomocnictwa.
  5. DZP prowadzi rejestr pełnomocnictw udzielonych zgodnie z ust. 2 lub 4.
  6. Wzory pełnomocnictw udzielanych zgodnie z ust. 2 lub 4 niniejszego paragrafu stanowią odpowiednio załączniki nr 2 i 3 do Regulaminu.
  7. Osoby wymienione w ust. 1, 2, 4 niniejszego paragrafu Regulaminu odpowiadają za udzielanie zamówień publicznych zgodnie z przepisami prawa i postanowieniami Regulaminu.
DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

§6

  1. DZP jest jednostką pomocniczą dla jednostek organizacyjnych w zakresie przeprowadzania postępowań o udzielanie zamówień oraz koordynuje i kontroluje działania dotyczące funkcjonowania systemu zamówień w Uczelni, w szczególności związane z planowaniem, realizacją oraz sprawozdawczością w zakresie zamówień.
  2. DZP w szczególności:
    1. prowadzi Centralny Rejestr Zamówień w Uczelni,
    2. przyjmuje Wnioski o udzielenie zamówienia publicznego - wzór wniosku stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu,
    3. sprawdza Wniosek o udzielenie zamówienia pod względem zgodności z przepisami ustawy, a w szczególności weryfikuje zaproponowany we Wniosku tryb udzielenia zamówienia i zatwierdza jego propozycję albo odmawia jej zatwierdzenia proponując osobom wymienionym w § 5 ust. 1 lub 2 Regulaminu inny tryb udzielenia zamówienia wraz z jego uzasadnieniem,
    4. uczestniczy w opracowaniu projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
    5. uczestniczy w pracach komisji przetargowych,
    6. wydaje wykonawcom specyfikację istotnych warunków zamówienia oraz prowadzi ich rejestr oraz przyjmuje od wykonawców oferty i prowadzi ich rejestr,
    7. przechowuje przez okres 4 lat od zakończenia postępowania protokół wraz z załącznikami oraz oryginałem umowy o zamówienie. Na wniosek jednostki inicjującej postępowanie o udzielenie zamówienia, DZP przechowuje posiadaną dokumentacje przez okres dłuższy - wskazany we wniosku,
    8. odpowiada za publikacje ogłoszeń w sprawach zamówień publicznych oraz specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w zakresie określonym w ustawie Prawo zamówień publicznych,
    9. zajmuje się obsługą formalno-prawną postępowań o udzielenie zamówienia, przygotowuje projekt umowy lub istotne postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego jako załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz tekst umowy do podpisu przez osobę uprawnioną do udzielenia zamówienia zgodnie z § 5 ust. 1 lub 2 Regulaminu,
    10. prowadzi korespondencję w zakresie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
    11. przygotowuje projekt decyzji o powołaniu komisji przetargowej,
    12. wydaje dyspozycje zwrotu wadium.
  3. DZP sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach przedkłada je do zatwierdzenia Rektorowi.
  4. Kierownik DZP, w szczególności na bieżąco informuje i rozpowszechnia wśród jednostek organizacyjnych pisemne informacje o zmianach w Ustawie i wydanych do niej aktach wykonawczych, opracowuje wzory druków, wniosków w zakresie realizacji zamówień, niezwłocznie informuje na piśmie przełożonych o wszelkich zauważonych nieprawidłowościach w udzielaniu zamówień.
  5. Kierownik DZP na bieżąco kontroluje prawidłowość i zgodność z przepisami prawa procedury udzielania zamówień przez jednostki organizacyjne UAM.
PROCEDURA UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

§7

  1. Podstawowymi trybami udzielania zamówienia są przetarg nieograniczony oraz przetarg ograniczony. Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji z ogłoszeniem, negocjacji bez ogłoszenia, dialogu konkurencyjnego, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę albo licytacji elektronicznej tylko w przypadkach określonych w Ustawie.
  2. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców.
  3. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
  4. Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Ustawy.
  5. Zamawiający udziela zamówień na zasadach określonych w Ustawie.
  6. Postępowanie o udzielenie zamówienia jest jawne. Zamawiający może ograniczyć dostęp do informacji związanych z postępowaniem o udzielenie zamówienia tylko w przypadkach określonych w Ustawie.
  7. Postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w Ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
  8. Wnioskowanie o udzielenie zamówienia w trybie innym niż przetarg nieograniczony lub ograniczony wymaga szczegółowego uzasadnienia, które stanowi załącznik do Wniosku.
  9. Rektor lub osoba upoważniona do udzielenia danego zamówienia w szczególności:
    1. decyduje o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia,
    2. powołuje komisję przetargową,
    3. zatwierdza Wniosek o udzielenia zamówienia, w szczególności decyduje o trybie udzielenia zamówienia,
    4. zatwierdza specyfikację istotnych warunków zamówienia,
    5. zatwierdza wybór najkorzystniejszej oferty,
    6. zawiera umowę w sprawie zamówienia.
  10. Osoba uprawniona do wnioskowania o udzielenie danego zamówienia w szczególności:
    1. określa przedmiot zamówienia,
    2. określa szacunkową wartość zamówienia,
    3. określa źródło finansowania zamówienia i uzyskują potwierdzenie finansowania zamówienia przez kwestora,
    4. przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia,
    5. wskazuje pożądany termin realizacji zamówienia,
    6. określa warunki udziału wykonawców w postępowaniu,
    7. proponuje kryteria oceny i wyboru ofert,
    8. proponuje skład komisji przetargowej,
    9. określa istotne elementy umowy,
    10. sprawuje nadzór nad realizacją zamówienia, w szczególności nad rozliczeniem finansowym zamówienia,
    11. niezwłocznie przekazuje do DZP pisemne informacje o niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu umowy w sprawie zamówienia.
  11. Osoby uprawnione w procesie udzielania zamówienia wykonują czynności w zakresie zamówień przy pomocy jednostek organizacyjnych, a w szczególności:
    1. Dział Głównego Inżyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia Laboratoryjnego - w zakresie udzielania zamówień  publicznych na dostawy i usługi związane z aparaturą, komputerami, odczynnikami chemicznymi i wyposażeniem laboratoryjnym,
    2. Dział Zaopatrzenia - w zakresie dostaw sprzętu, materiałów i wyposażenia nie ujętego dla innych jednostek,
    3. Dział Administracyjno - Gospodarczy - w zakresie dostaw i usług związanych z eksploatacją, ochroną obiektów, ubezpieczenia mienia, dostaw i usług transportowych, a także z wiązanych z pojazdami należącymi do Uniwersytetu,
    4. Dział Techniczny, Dział Inwestycji - w zakresie robót budowlanych i związanych z nimi usługami i dostawami,
    5. Dział Współpracy z Zagranicą - w zakresie usług i dostaw związanych z wyjazdami zagranicznymi i krajowymi,
    6. Dział Nauki i Programów Krajowych - w zakresie usług i dostaw związanych z działalnością badawczą i rozwojową finansowanych z budżetu państwa i innych źródeł krajowych,
    7. Biblioteka Uniwersytecka - w zakresie dostaw książek wchodzących w skład zbiorów bibliotecznych, dostaw czasopism, usług introligatorskich,
    8. Wydawnictwo Naukowe - w zakresie dostaw i usług związanych z działalnością wydawniczą Uczelni,
    9. Ogród Botaniczny - w zakresie dostaw i usług związanych z działalnością Ogrodu, opieką nad terenami zielonymi przyległymi do obiektów Uniwersytetu,
    10. Biuro Informacji i Promocji - w zakresie dostaw i usług związanych w promocją Uniwersytetu,
    11. Dział Programów Europejskich - w zakresie związanym z realizacją projektów unijnych,
    12. Działu Zamówień Publicznych - w pozostałym zakresie.
  12. Przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i Zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy "lub równoważny" lub inne równoznaczne wyrazy.
  13. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, DZP przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.
  14. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów Ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
  15. Powołanie, organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa "Regulamin powoływania i pracy Komisji przetargowej" stanowiący osobny akt wewnętrzny.
  16. Kwestor upoważniony jest do:
    1. potwierdzania źródła i wysokości środków przeznaczonych na realizację danego zamówienia,
    2. ustalenia zasad szacowania i sposobu uiszczania opłat za specyfikację istotnych warunków zamówienia i inne pobierane przez wykonawców materiały przetargowe,
  17. Podstawą do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia jest Wniosek o udzielenie zamówienia.
  18. W sytuacjach uzasadniających zastosowanie art. 67 ust. 1 pkt. 3 Ustawy, postępowanie wszczyna się bez Wniosku o udzielenie zamówienia. Uzasadnienie zastosowania powyższego trybu sporządza na piśmie osoba udzielająca danego zamówienia.
  19. Dopuszczalne jest dokonywanie na wniosku korekt, poprawek i skreśleń. Zmiany treści dokonuje się przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty.
  20. W przypadku stwierdzenia braków w złożonym Wniosku DZP zwraca Wniosek ze wskazaniem uchybień.
  21. Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień należy stosować przepisy Kodeksu Cywilnego jeżeli przepisy Ustawy nie stanowią inaczej.
  22. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
  23. Umowa wraz z Wnioskiem o udzielenie zamówienia i fakturą/rachunkiem stanowią podstawę do rozliczenia finansowego zamówienia, z zastrzeżeniem pkt. 18.
  24. Każda faktura/rachunek powinna zostać niezwłocznie przekazana do Działu Księgowości i Kosztów lub Działu Ewidencji Majątku, zgodnie z procedurą określoną w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych obowiązującą w Uczelni. 
  25. Faktura/rachunek powinna być opisana. W opisie faktury/rachunku muszą znaleźć się następujące informacje:
    1. określenie pochodzenia środków finansowych,
    2. zatwierdzenie pod względem merytorycznym w tym zgodność realizacji z umową,
    3. numer rejestru zamówień publicznych, który jest równoznaczny z numerem umowy, tryb udzielonego zamówienia publicznego lub podstawę wyłączenia stosowania przepisów Ustawy.
  26. Nadzór nad zgodnością wydatkowania środków finansowych z wartością zawartej umowy w sprawie zamówienia wykonuje każdorazowo kierownik jednostki organizacyjnej, na rzecz której realizowane jest zamówienie.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§8

  1. W zakresie zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy, decyzję podejmuje kierownik jednostki organizacyjnej, który merytorycznie nadzoruje realizację umowy.
  2. Niezwłocznie po zakończeniu wykonywania umowy, kierownik jednostki organizacyjnej, który merytorycznie nadzorował realizację umowy, pisemnie informuje Kierownika DZP o nieprawidłowościach w pracy Wykonawcy, a w szczególności o wyrządzeniu przez niego szkody lub innym nienależytym wykonywaniu zamówienia.
  3. Za przestrzeganie niniejszego Regulaminu odpowiedzialni są: kierownicy jednostek organizacyjnych, Osoby uprawnione do udzielenia zamówień w Uczelni i DZP.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają akty prawne regulujące zamówienia publiczne, a w szczególności ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z 2007 r. wraz z późniejszymi zmianami).


Załączniki
Załącznik nr 1 - Procedura udzielenia zamówienia publicznego
Załącznik nr 2 - Pełnomocnictwo
Załącznik nr 3 - Pełnomocnictwo
Załącznik nr 4 - Wniosek o udzielenie zamówienia publicznego

© Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ul. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań | tel. centrala +48 (61) 829 40 00, NIP: 777-00-06-350, REGON: 000001293

Ten serwis używa plików "cookie" zgodnie z Polityką Cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza jej akceptację.