Zarządzenie nr 96/2009/2010 w sprawie zadań Działu Programów Europejskich UAM, Uczelnianego Centrum Innowacji i Transferu Technologii UAM, Działu Współpracy z Zagranicą UAM, Działu Księgowości i Kosztów UAM w zakresie programów europejskich...

Zarządzenie Nr 96/2009/2010
Rektora Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu
z dnia 24 września 2009 roku
w sprawie zadań
Działu Programów Europejskich UAM, Uczelnianego Centrum Innowacji i Transferu Technologii UAM, Działu Współpracy z Zagranicą UAM, Działu Księgowości i Kosztów UAM w zakresie programów europejskich
oraz obowiązków Kierownika/Koordynatora Projektu

Na podstawie § 66 ust. 2 ustawy z dnia 27 lipca 2005 roku Prawo o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365 z późn. zm.) w zw. z § 59 ust. 1 Statutu UAM zarządzam:

§ 1

Dział Programów Europejskich UAM, Uczelniane Centrum Innowacji i Transferu Technologii UAM i Dział Współpracy z Zagranicą UAM udzielają pomocy pracownikom UAM w zakresie:

  1. Doradztwa i konsultacji pomysłów projektów (w oparciu o formularz stanowiący załącznik nr 1 – zgłoszenia wymagają zarówno projekty, w których uczelnia jest wnioskodawcą, jak i partnerem).
  2. Udostępniania dokumentacji konkursowej, aktualnych wytycznych, np. w zakresie promocji, sprawozdawczości, kwalifikowalności wydatków.
  3. Informowania o aktualnych konkursach i zasadach programu (m.in. AMU-NET, newsletter, spotkania informacyjne).
  4. Rejestracji planowanych projektów, zgłoszonych wcześniej na obowiązującym formularzu (załącznik nr 1), rejestracja wniosków aplikacyjnych, prowadzenie zestawień i statystyk dot. składanych wniosków i prowadzonych projektów.
  5. Przygotowania niezbędnych informacji potrzebnych w procesie pisania wniosków dla zainteresowanych z UAM (np. potencjał wnioskodawcy w zakresie danych zagregowanych – tabelka dot. realizowanych projektów na UAM za dany okres).
  6. Pomocy w uzyskaniu wymaganych załączników (m.in. pełnomocnictwo, wyciąg ze statutu, dokumenty potwierdzające założenie UAM, informacja nt. VAT, bilans zysków i strat).
  7. Oceny poprawności formalnej (w oparciu o kartę oceny formalnej) przygotowania aplikacji przed złożeniem podpisów przez Rektora i Kwestora (o ile projekt zostanie złożony na 5 dni roboczych przed upływem terminu złożenia wniosku) oraz pomocy w uzupełnieniu dokumentacji w trakcie oceny formalnej wniosku.
  8. Współpracy w procesie podpisywania umowy o dofinansowanie projektu między UAM a Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą (pomoc w zebraniu niezbędnych podpisów i załączników na etapie podpisywania umowy).
  9. Przekazywanie korespondencji z Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą.
  10. Obiegu umów cywilno-prawnych realizowanych w ramach projektów wymienionych w zależności od danego Działu w pkt. 2, 3, 4, tj. komunikacji między odpowiednimi jednostkami administracji centralnej (tzn. przekazanie umówi i rachunków zatwierdzonych pod względem merytorycznym i formalnym przez Kierownika/Koordynatora Projektu do podpisu Rektora i Kwestora; a następnie do Działu Płac i Stypendiów do realizacji; a drugiego egzemplarza umowy/kopii Kierownikowi/Koordynatorowi Projektu, z zachowaniem kserokopii a/a).
  11. Przechowywanie kopii:
    • umów o dofinansowanie projektu oraz aneksów do nich sporządzonych;
    • kolejnych wersji wniosków aplikacyjnych;
    • protokołów pokontrolnych;
    • korespondencji z Instytucją Zarządzającą/Pośredniczącą (a do momentu podpisania umowy: oryginału).

§ 2

Dział Programów Europejskich UAM udziela pomocy pracownikom UAM
w zakresie wymienionym w
§ 1 w przypadku aplikowania o środki:

  1. Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego:

1.1. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
(Pod)działania: PO IG 1.1.1, PO IG 1.1.2, PO IG 1.2, PO IG 2.1, PO IG 2.2, PO IG 2.3
1.2. Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny
Działania: WRPO 1.4 Schemat II, WRPO 1.5, WRPO 1.6, WRPO 2.7, WRPO 3.2, WRPO 3.3, WRPO 3.7, WRPO 4.1, WRPO 4.2, WRPO 5.1, WRPO 5.2, WRPO 6.2. 2.

  1. Funduszu Spójności i Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego

Program Operacyjny Infrastruktura i Środowisko
Działanie: POIiŚ 9.3, POiIŚ 13.1

  1. Europejskiego Funduszu Społecznego:

Program Operacyjny Kapitał Ludzki
(Pod)działania: PO KL 2.1.1, PO KL 3.3.2, PO KL 3.3.4, PO KL 3.4.3, PO KL 4.1.1, PO KL 4.1.2, PO KL 4.2, PO KL 6.1.1, PO KL 7.2.1, PO KL 8.1.1, PO KL 8.1.2, PO KL 9.4

  1. 7 Programu Ramowego

Działania: 1. Cooperation, 2. Ideas, 3. People, 4. Capacities

  1. Szwajcarskiego Instrumentu Finansowego:
    Polsko-Szwajcarski Program Współpracy – w zakresie projektów badawczych i infrastrukturalnych.
  2. Mechanizmu Norweskiego – w zakresie projektów badawczych.
  3. Program Ramowy na Rzecz Konkurencyjności i Innowacji (CIP) w zakresie Programu na rzecz wspierania polityki w zakresie technologii informacyjnych i komunikacyjnych (ICT PSP) oraz Programu Inteligenta energia Program dla Europy (IEE)
  4. Innych programów europejskich niewymienionych w § 3 i 4 w zakresie projektów badawczych i infrastrukturalnych.

§ 3

Uczelniane Centrum Innowacji i Transferu Technologii UAM udziela pomocy pracownikom UAM w zakresie wymienionym w § 1 w przypadku aplikowania o środki:

  1. Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego:

1.1. Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka
Poddziałania: PO IG 1.3.1 , PO IG 1.3.2, PO IG 1.4 – 4.1
1.2. Wielkopolski Regionalny Program Operacyjny
Działania: WRPO 1.4 Schemat I, WRPO 1.5, WRPO 1.6

  1. Europejskiego Funduszu Społecznego:

Program Operacyjny Kapitał Ludzki
Poddziałanie: PO KL 8.2.1.

  1. Program Ramowy na Rzecz Konkurencyjności i Innowacji (CIP) w zakresie programu operacyjnego na rzecz przedsiębiorczości i innowacji (EIP)

§ 4

Dział Współpracy z Zagranicą UAM udziela pomocy pracownikom UAM
w zakresie wymienionym w
§ 1 w przypadku aplikowania o środki:

  1. Programu Long Life Learnig Programme – JEAN MONNET oraz realizacja programu ERASMUS I LEONARDO DA VINCI w pełnym zakresie.
  2. EU External Programmes (Tempus, Erasmus Mundus, External Cooperation Window, EU Co-operation with industrialised countries), CEEPUS.
  3. Innych programów europejskich wspierających mobilność studentów i pracowników UAM (w tym m.in. oferty ministerialne, fundacji naukowych, takich jak np.: Fundacja Batorego, Fulbrighta, Humboldta, DAAD, Fundacja Współpracy Polsko-Niemieckiej, Polsko-Szwajcarski Program Współpracy, mechanizm norweski: Polsko-Norweski Fundusz, uczestnictwo w sieciach międzynarodowych, działania i projekty finansowane przez zagraniczne uczelnie, w tym uczelnie partnerskie UAM w ramach współpracy międzyuczelnianej).

§ 5

Dział Księgowości i Kosztów UAM udziela pomocy pracownikom UAM w zakresie:

  1. Udostępniania danych finansowych Uczelni (np. przy opracowywaniu metodologii kosztów pośrednich).
  2. Konsultacji przy tworzeniu budżetu na etapie wnioskowania.
  3. Czuwania nad zgodnością ponoszonych nakładów z zakładowym planem kont.
  4. Kwalifikowalności wydatków.
  5. Sprawdzania zgodności wydawanych środków z umową oraz wytycznymi UE, zatwierdzonym budżetem i harmonogramem.
  6. Sprawdzania poprawności sporządzanych przez zespoły prowadzące i zatwierdzanych przez Kierownika/Koordynatora Projektu wniosków o płatność, sprawozdań finansowych, dokumentów księgowych (w tym poprawności ich opisania zgodnie z wytycznymi danego programu).
  7. Prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej projektu.
  8. Przechowywania i archiwizacji (przez okres nie krótszy niż wskazany w zasadach danego programu):
  • oryginałów dokumentów księgowych projektu
  • kserokopii umów o dofinansowanie projektu oraz aneksów do nich sporządzonych
  • kolejnych wersji wniosków aplikacyjnych;
  • kserokopii wniosków o płatność;
  • kserokopii sprawozdań finansowych i rzeczowych projektu.
  1. Udostępniania dokumentów księgowych na potrzeby sporządzanych sprawozdań i wniosków o płatność.

§ 6

Oryginały dokumentów związanych z realizacją projektów przechowywane są we właściwych jednostkach organizacyjnych Uczelni.

§ 7

Kierownika/Koordynatora projektu powoje Rektor lub właściwy Prorektor (wzór powołania znajduje się w załączniku nr 2) na wniosek zainteresowanego, przy akceptacji bezpośredniego przełożonego.

§ 8

Kierownik/Koordynator projektu ponosi pełną odpowiedzialność za merytoryczną, finansową i organizacyjną realizację projektu zgodnie z założeniami wniosku aplikacyjnego i umową o dofinansowanie oraz wytycznymi programu, z którego finansowany jest projekt oraz z prawodawstwem krajowym i unijnym.

Kierownik/Kooordynator projektu jest w szczególności odpowiedzialny za:
1. Zarządzanie projektem.
2. Kontakt z właściwymi instytucjami odpowiedzialnymi za wdrażanie projektu w celu odpowiedniej realizacji projektu.
3. Dobór kompetentnej kadry realizującej projekt, zgodnie z wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt.
4. Nadzór, monitorowanie i organizację pracy wykonywanej przez osoby zatrudnione w projekcie.
5. Zapewnienie właściwej komunikacji między osobami i jednostkami realizującymi projekt.
6. Zatwierdzanie umów cywilno-prawnych zawieranych w celu realizacji zadań projektu oraz rachunków pod kątem formalnym i merytorycznym oraz potwierdzanie wykonania/odbioru pracy na rachunkach.
7. Podpisywanie dokumentów finansowych projektu.
8. Sprawozdawczość i nadzór nad postępem realizacji projektu, w tym poziomem osiąganych rezultatów.
9. Nadzór nad prawidłowym i terminowym wydatkowaniem środków i sporządzaniem wniosków o płatność oraz prawidłowe rozliczenie projektu.
10. Nadzór nad prawidłowym gromadzeniem i archiwizacją dokumentacji projektu, zgodnie z wytycznymi programu, z którego finansowany jest projekt.
11. Prowadzenie odrębnej ewidencji dokumentacji projektu, w tym rejestru umów cywilno-prawych, rejestru zamówień publicznych, dziennika korespondencji.
12. Nadzór nad prawidłowym opisywaniem i oznaczaniem dokumentów, materiałów i sprzętu nabywanego w ramach projektu, zgodnie z wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt.
13. Zakup sprzętu, materiałów na potrzeby realizacji projektu oraz zlecanie podwykonawstwa (w tym umów zlecenie) zgodnie z prawem zamówień publicznych i wytycznymi programu, z którego realizowany jest projekt.
14. Zapewnienie bezpieczeństwa pracy w zakresie zadań związanych z realizacją projektu.

§ 8

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

REKTOR

Prof. dr hab. Bronisław Marciniak


© Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu, ul. Wieniawskiego 1, 61-712 Poznań | tel. centrala +48 (61) 829 40 00, NIP: 777-00-06-350, REGON: 000001293

Ten serwis używa plików "cookie" zgodnie z Polityką Cookies. Brak zmiany ustawień przeglądarki oznacza jej akceptację.